退職者があった場合は、該当のユーザーを削除します。
削除方法
ユーザーの削除方法には、管理画面から1ユーザーずつ削除する方法と、csvで複数ユーザーを一括削除する方法があります。
下記より、ご希望の登録方法の手順へお進みください。
【便利な設定】ユーザーの終了日を設定する
ユーザーに終了日を設定しておけば、ユーザーの退職に合わせてユーザー状態を「無効」にできると同時に、ライセンス数のカウントから除外することができます。
また、ユーザーアカウントを自動で削除することも可能です。
この機能を利用するには、有効期限の設定を有効にする必要があります。
①メニューバーの「システム」内、「ID運用ルール」を選択してください。
②「ユーザー」内の「有効期間」から、「有効」にチェックを入れて保存を選択してください。
⑦設定の保存が完了すると、ユーザー詳細の下から2番目に「有効期間」が表示されます。終了日を設定する場合は、「有効期間」の右側のボックスに終了日を入力します。左側のボックスは空白のままで構いません。
※「yyyy/mm/dd」表記で入力してください。（例：2023/04/01）
※有効期間機能を有効にすると、csvのフォーマットに「有効期間開始日」と「有効期間終了日」の項目が追加されます。その場合、「有効期限」が無効だった時にダウンロードしたcsvは使えなくなりますので、ユーザー一覧から現在のcsvをダウンロードしてください。
【便利な設定】有効期限が切れたユーザーIDを自動で削除する
有効期限を過ぎたユーザーを、所定の日数経過後に自動で削除する設定が可能です。
①メニューバーの「システム」内、「ID運用ルール」を選択してください。
②「ユーザー」内の「有効期間」から「有効期限切れ」にチェックを入れ、「○日後に削除」のボックスに任意の日数を入力してください。
有効期限切れの指定日数前に警告メールをユーザーに送信したい場合は、「○日前に通知」のボックスに任意の日数を入力してください。「追加」を選択すると、警告メールを送るタイミングを複数設定できます。
設定が完了したら、「保存」を選択してください。
※一度削除されたユーザーデータは復元できません。
誤ってユーザーを無効にした場合の操作取り消しや、設定情報を残しておきたい場合などを想定して、終了から完全削除までは30日程度の猶予期間を設けておくのがおすすめです。